Se si stipulano dei contratti per la fornitura luce e gas e si ricevono le bollette, in formato cartaceo o digitale, è fondamentale avere una buona strategia per archiviarle.
Da questo punto di vista, le bollette cartacee rappresentano un maggiore ingombro dato che occuperanno spazio in cassetti o raccoglitori e che se ne ricevono circa una ventina l’anno, considerando luce, gas, telefono ed acqua. Le fatture elettroniche, invece, possono essere conservate all’interno del computer, su una memoria interna o esterna, nella casella di posta o in un cloud. Occorre ricordare però, che dal punto di vista tecnico e legale, bollette cartacee o digitali sono perfettamente identiche.
Ma per quanto tempo e perché vanno conservate?
Perché conservare le bollette?
Le bollette vanno conservate per garantire l’avvenuto pagamento in caso di contenzioso con la società fornitrice. Può succedere, infatti, che per un ritardo nei pagamenti la società mandi un sollecito o una richiesta di dimostrazione dell’avvenuto pagamento. In questo caso, inviando via fax o via mail la copia della ricevuta del pagamento della bolletta si potrà evitare di pagare due volte una stessa fornitura.
Naturalmente, quando si gestiscono i pagamenti con fatturazione elettronica e per il pagamento tramite domiciliazione bancaria, il tutto è più agevole. Infatti, quello che conta veramente è la ricevuta di pagamento che, venendo effettuato tramite banca, è facilmente rintracciabile tramite lo storico dei pagamenti.
Da questo punto di vista, chi opta per la domiciliazione bancaria, non ha alcuna necessità di conservare le bollette visto che i pagamenti possono essere dimostrati tramite le ricevute bancarie.
Per quanto tempo conservare le bollette?
L’articolo 293 del Codice Civile prevede che qualsiasi fornitore possa richiedere il pagamento di una o più fatture entro un certo lasso di tempo e non oltre. Trascorso il periodo definito dalla legge, infatti, il fornitore non potrà più richiedere alcun pagamento al proprio cliente.
Per questo motivo è fondamentale sapere quale sia tale periodo perché permette di sapere per quanto tempo debbano essere conservate le bollette.
In dettaglio, le bollette per la fornitura elettrica, del gas e dell’acqua, vanno conservate per 5 anni. Trascorso tale tempo il fornitore non potrà più richiedere il pagamento per un arretrato. Tuttavia, nel caso in cui non si disponga della bolletta che attesti l’avvenuto pagamento e che venga reclamato tale pagamento prima della scadenza dei termini, il cliente si troverà costretto a pagare non solo la fornitura ma anche eventuali interessi o sanzioni per il ritardo.
Quindi è fondamentale fare attenzione non solo alla puntualità nel pagamento delle bollette, ma anche e soprattutto alla data di pagamento ed alla scadenza della bolletta. È infatti in base alla scadenza della bolletta che parte il conteggio dei cinque anni entro i quali deve essere risolta.
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